Privacy Policy

Versie 16 mei 2018

Privacy beleid

Bij Van der Laan & Co staat discretie en bescherming van persoonsgegevens van haar kandidaten, opdrachtgevers en bezoekers van de website al vanaf de oprichting centraal. Wij danken deels ons succes aan onze toewijding om de hoogste kwaliteit van services te leveren, onze zorgvuldigheid en integriteit. Daarom geven wij graag inzicht in ons beleid inzake het verzamelen, gebruiken en overdragen van persoonsgegevens en de veiligheidsmaatregelen die wij hebben getroffen om uw gegevens te beschermen.

Ons privacy beleid is van toepassing als u gebruik maakt van of wordt gevraagd onderdeel te worden van onze services als kandidaat, referent of contactpersoon namens een opdrachtgever zoals hieronder genoemd en alle informatie die we in dat kader rechtstreeks van u ontvangen via de post, ons online webformulier, e-mails, telefonisch contact, het door u afgegeven visitekaartje of de door u gegeven mondeling informatie bij een kennismakings- of selectiegesprekken. Tevens is dit privacy beleid van toepassing op de informatie verkregen via openbare (sociaal) media waarop u actief bent en die door ons na uw toestemming worden geraadpleegd in het kader van integriteitstoetsing en het inzicht krijgen in de netwerken waarin u zich bevindt om (de schijn van) belangenverstrengeling voor onze opdrachtgevers uit te sluiten. Tot slot is dit privacy beleid van toepassing als u een contactpersoon bent van een leverancier of samenwerkingspartner van Van der Laan & Co. 

Onze services

Van der Laan & Co is een ambitieuze people services organisatie. Wij werken samen met toekomstgerichte en duurzame organisaties in het identificeren en ontwikkelen van hun menselijk potentieel. Ons team van gedreven partners werkt met visie aan een bedrijf met maatschappelijke impact. We geloven dat we door het juist inzetten van menselijk potentieel organisaties versterken en voorbereiden op de uitdagingen van vandaag en morgen om hun missie te realiseren.

Het draait tegenwoordig om maatwerk en partnership, zorgvuldigheid en transparantie. Dit doen we onder andere door het inzetten van data en technologie om sneller de juiste mensen te kunnen identificeren en efficiënter, creatiever en effectiever te kunnen werken. Het gaat om het slim inzetten van processen en over het matchen van kandidaten buiten de gevestigde kaders, zodanig dat een naadloze aansluiting op de organisatiecultuur en doelstellingen, en duurzame waardes van de organisatie plaatsvindt. Het gaat uiteindelijk om potentieel, ontwikkeling en succes van mens en organisatie.

Vandaag de dag doen wij veel meer dan executive search: we transformeren het menselijk potentieel van organisaties. We verzekeren ons ervan dat onze opdrachtgevers de optimale people power in huis hebben. Hieronder valt het helpen van zowel organisaties als kandidaten met de volgende services:

  • Connecting People : executive search en recruitment, talent-identificatie, benchmarking, zoeken en bemiddelen hele executive teams, partner bij het organiseren van impact sprekers en events
  • Diversity practice : inclusieve cultuurontwikkelingstrajecten en diversiteitsmanagement, interne doorstroom en ontwikkeling van vrouwelijke executives, masterclasses en management games.
  • Talent validatie : persoonlijke talenten- en competentiepotentieel analyses, management team en board analyses, evaluatie van interne kandidaten met interne draagkrachtanalyse, organisatiecultuurscan, evaluatie van raden van toezicht en commissarissen.
  • Persoonlijke ontwikkeling : carrière management en persoonlijke oriëntatie advies, persoonlijke profilering, intervisie, training en executive coaching.
  • Recruitmentproces ontwerp en outsourcing : onafhankelijke omgevings- en stakeholder analyse, markt scan, wervingsstrategie advies en -proces handling, onafhankelijke referentie verificatie en integriteits onderzoek via openbare bronnen, begeleiding toetsingsprocedures bij autoriteiten, implementatie en begeleiding van HR tech innovaties bij opdrachtgevers als partner van bijvoorbeeld Seedlink Tech en Zocket.

Wij richten ons met onze services op kandidaten en opdrachtgevers in de volgende sectoren:

  • industriële innovatie, infrastructuur & informatie technologie
  • duurzame steden & communities
  • energie, water & afval
  • financiële & zakelijke dienstverlening
  • verantwoordelijke consumptie industrie
  • gezondheidszorg, onderwijs & corporaties

Wij richten ons op organisaties en opdrachtgevers die de kwaliteiten van vrouwen en mannen bewust willen inzetten om beter te kunnen presteren. Wetenschappelijke onderzoeken bewijzen dit keer op keer. Een gevarieerde samenstelling in een team biedt innovatieve kracht en faciliteert bredere perspectieven en daardoor betere besluitvorming. Wij geloven dan ook in een evenwichtige balans tussen mannelijke en vrouwelijke managers, professionals en bestuurders in organisaties. Dat is geen luxe of politieke wenselijkheid, maar economische noodzaak. Als standaard bieden wij dan ook in onze executive search services al vanaf onze oprichting in 2011 50% mannelijke en 50% vrouwelijke kandidaten aan. Dit levert verfrissende inzichten en andere kandidaat profielen op. Echter wij worden ook opdrachtgevers gevraagd om 100% vrouwelijke of mannelijke kandidaten te benaderen en te middelen indien dit gewenst is om de gestelde diversiteitsmix en –vereisten van opdrachtgever te voldoen. Het faciliteren van de juiste diversiteitsmix is onze specialiteit. In 2015 bevestigden we dit door de Code voor Executive Search van Stichting Talent naar de Top 2015 te ondertekenen. Jaarlijks overleggen wij onze resultante met deze stichting en haar samenwerkingspartners, zoals diverse ministeries, Stichting Topvrouwen.nl en VNO NCW.

Gegevensverzameling

Om onze kandidaten en opdrachtgevers goed te kunnen bedienen verzamelen wij persoonsgegevens in het kader van de hierboven genoemde services. Persoonsgegevens zijn die gegevens die de directe en indirecte identificatie van een natuurlijk persoon mogelijk maken. Van der Laan & Co verzamelt verschillende type persoonsgegevens over kandidaten, contactpersonen die onze opdrachtgevers vertegenwoordigen, referenten maar ook haar leveranciers en samenwerkingspartners op verschillende manieren. Over de verzameling van persoonsgegeven moeten we vanaf 25 mei 2018 expliciet uw schriftelijke toestemming vastleggen.

Onder ‘gewone’ persoonsgegevens wordt verstaan: naam, adres, woonplaats, telefoonnummers (werk, privé, mobiel), email adres, foto, werkervaring, gevolgde opleidingen en cursussen etc.

Onder ‘bijzondere’ persoonsgegevens wordt verstaan gegevens over godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke voorkeur, gezondheid, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakbond, strafrechtelijk verleden en het Burgerservicenummer (BSN). Volgens de wetgeving mag een organisatie geen bijzondere persoonsgegevens gebruiken, tenzij er een wettelijke uitzondering of geldende grondslag voor is.

Van der Laan & Co mag persoonsgegevens verwerken op basis van de volgende grondslagen:

Gegevens over kandidaten

Als kandidaat in ons netwerk houden wij die informatie bij die u zelf direct aan ons heeft verstrekt, bijvoorbeeld door het sturen van uw CV per post of email, het uploaden van uw contactgegevens, CV en persoonlijke motivatie via ons online-webformulier, door ons te bellen, het afgeven van uw visitekaartje of te linken via Linkedin of andere social media die als doel hebben het verbinden van professionals voor informatie uitwisseling, business en vacature services. Wij gebruiken deze informatie voor doeleinden die gerelateerd zijn aan uw contact met ons en de hieruit volgende services zoals hierboven genoemd voor kandidaten en onze opdrachtgevers.

Van der Laan & Co verzamelt de volgende type gegevens over een kandidaat:

  • NAW gegevens, foto, leeftijd, burgerlijke staat, titels, email adressen (werk, privé), telefoonnummers (werk, privé, mobiel)
  • Huidige of vorige werkervaring, werkgevers, functies
  • Interesse in type functies, branches
  • Gewenste en/ of huidige salaris
  • Gewenste en/ of huidige reisafstand
  • Gewenste en/of huidige beschikbaarheid (fte)
  • Opzegtermijn
  • Beschrijvende persoonskenmerken, competenties
  • Link naar uw sociaal media profiel zoals LinkedIn
  • CV, motivatiebrief, ingevulde Van der Laan & C vragenlijst over uw persoonlijke drijfveren, talenten en competenties, assessment rapport
  • Email correspondentie
  • Persoonlijke notities gemaakt door een Van der Laan & Co partner, consultant, medewerker naar aanleiding van een persoonlijke kennismaking, telefonisch of digitaal contact
  • Diversiteit gerelateerde informatie zoals informatie over uw etnische achtergrond, gender, handicap, leeftijd, seksuele geaardheid, religie or andere levensovertuigingen en sociaal economische achtergrond
  • Procedure gerelateerde informatie wanneer een kandidaat is geselecteerd voor een opdrachtgever, zoals de mate van match, opdrachtstatus, reden van afwijzing door Van der Laan & Co, gemaakte afspraken, feedback gegeven door opdrachtgever aan Van der Laan & Co etc.
  • Scores die een indicatie geven over de drijfveren, talenten, cognitieve capaciteiten, beroepsinteresses en competenties van een kandidaat. Deze gegevens worden alleen verwerkt indien een kandidaat één of meer analyses invult en afrondt of indien feedbackgevers en/of assessors één of meer feedback c.q. assessment analyses invullen over een gebruiker
  • Teksten over de kandidaat die voortkomen uit de ingevulde TMA intake vragenlijst en de geschreven conclusies c.q. opmerkingen. Deze gegevens worden alleen verwerkt indien een kandidaat, feedbackgevers en/of assessors deze teksten geschreven hebben en in het TMS / de TMA Portal hebben geplaatst.
  • TMA Rapportages en dashboards met geschreven en gevisualiseerde output op basis van de scores, teksten en persoonsgegevens die over een gebruiker beschikbaar zijn in het TMS / de TMA portal.

De hierboven genoemde gegevens gebruikt Van der Laan & Co voor bijvoorbeeld het:

  • kunnen controleren van uw beschikbaarheid en geschiktheid voor een functie, opdracht of andere van van een opdrachtgever van Van der Laan & Co.
  • matchen van een kandidaat met een functie, opdracht of andere vraag van een opdrachtgever van Van der Laan & Co en visa versa.
  • maken / aanpassen van uw kandidaat profiel / CV volgens het Van der Laan & Co format.
  • geanonimiseerd weergeven van statistieken van type kandidaten in ons netwerk aan onze opdrachtgevers
  • maken van een schriftelijke rapportage n.a.v. referentiegesprekken met de door de kandidaat aangeleverde referenten in het kader van een search procedure.
  • schrijven van een selectieadvies aan onze opdrachtgevers.
  • afnemen van een Talenten Motivatie Analyse (TMA) of overige door de kandidaat aangeleverde (assessment) rapportages / evaluaties en verwerken van deze gegevens in een profiel of (selectie)advies.
  • informeren van autoriteiten in het kader van een formele toetsingsprocedure om bemiddeld of benoemd te kunnen worden voor een functie bij onze opdrachtgever.
  • het opstellen van een arbeidsovereenkomst indien Van der Laan & Co bemiddelt bij de totstandkoming van de definitieve arbeidsovereenkomst.
  • monitoren van gelijke kansen en te verzekeren dat de recruitment processen van Van der Laan & Co zodanig zijn ingericht dat deze onze commitment tot meer diversiteit in de board room en gelijk kansen in de breedste zin tussen mannen en vrouwen, jongeren en ouderen etc. te borgen.
  • andere business doeleinden van Van der laan &Co zoals data analyses, identificeren van trends, creëren van anonieme data sets voor onderzoek, statistische en analytische doeleinden, het genereren van kennisdocumenten, zoals white papers, het bepalen van de effectiviteit van onze services en het bevorderen, verbeteren, aanpassen van onze services.
Gegevens over referenten

Om een kandidaat te kunnen bemiddelen kan het nodig zijn om deskundigen te raadplegen die ervaring en daardoor inzicht hebben in de kwaliteiten van de kandidaat in relatie tot de benoeming/aanstelling/opdracht kunnen. Over de door de kandidaat, opdrachtgever of Van der laan & Co aangeduide informatie verzamelen wij in de regel ‘normale’ persoonsgegevens, zoals naam, email, telefoonnummer, werkhistorie en professionele kwalificaties en informatie van bijvoorbeeld LinkedIn. Daarnaast verzamelen we informatie over de werkrelatie en ervaring met kandidaat in een bepaalde tijdsperiode en context die relevant is voor opdrachtgever om zich een breed beeld te vormen over de kwalificaties van de kandidaat. Veelal vragen wij de kandidaat om de referent zelf te benaderen en te vragen of ze een schriftelijke dan wel mondelinge (veelal telefonisch) referentie willen verstrekken en Van der Laan & Co de daarvoor benodigde contactgegevens te overleggen.

Indien een kandidaat geen contactgegevens kan overleggen zal Van der Laan & Co in haar eigen informatie systeem kijken of er reeds eerder contact is geweest met de betreffende persoon, zoeken wij contact met opdrachtgever om contactgegevens te krijgen of raadplegen wij openbare bronnen waar de referent mogelijk zelf zijn/haar contactgegevens heeft geplaatst. De informatie die de referent aan Van der Laan & Co verschaft over de kandidaat zal mondeling danwel schriftelijk worden gerapporteerd aan opdrachtgever. Kandidaat en referent kunnen deze informatie altijd inzien en opvragen bij Van der Laan & Co en alle rechten zoals hieronder beschreven uitoefenen. Opdrachtgever wordt in dat geval door Van der Laan & Co op de hoogte gebracht dat kandidaat de door referent geleverde informatie niet wil overleggen of wil laten wijzigen of de referent zijn verklaring wil wijzigen/intrekken.

Gegevens over opdrachtgever en contactpersonen

Om onze services te kunnen bieden aan kandidaten en opdrachtgevers is het nodig persoonsgegevens te verzamelen via opdrachtgever over de contactpersonen of andere personen die namens de opdrachtgever met Van der Laan & Co in contact zijn om de overeengekomen services na te komen. In het algemeen gaat het hier om ‘gewone’ persoonsgegevens zoals eerder hierboven beschreven die nodig zijn om de samenwerkingsrelatie soepel te laten verlopen. Daarnaast verzamelen we informatie die te maken heeft met de organisatie en de daar werkende personen om onze kandidaten zo goed mogelijk te kunnen informeren over de vacatures en/of opdracht bij opdrachtgever. Indien gewenst verzamelen we informatie via bronnen van derden door het analyseren van bijvoorbeeld online en offline media, aanwezigheidslijsten van relevante bijeenkomsten of andere beperkte bronnen of partijen, dit alles binnen de kaders van de geldende wetgeving en richtlijnen hierover. Tot slot kan Van der Laan & Co informatie vastleggen over bankrekeningnummer(s), PO nummer(s) om een factuur te kunnen sturen voor onze geleverde services en dat een correcte en tijdige betaling kan plaatsvinden.

Gegevens over samenwerkingspartners en leveranciers

Over onze samenwerkingspartners en leveranciers verzamelt Van der Laan & Co een kleine hoeveelheid informatie om er voor te zorgen dat de samenwerking soepel verloopt, zoals relevante contactgegevens over individuen binnen de organisatie om te kunnen communiceren. Ook kan het nodig zijn om informatie vast te leggen over bankrekeningnummer(s) en andere betalingsvoorwaarden er voor te zorgen dat een correcte en tijdige betaling plaatsvindt voor de geleverde services volgens het onderling overeengekomen contract.

UItgangspunten voor de verzameling van persoonsgegevens

Van der Laan & Co past de volgende principes toe bij de verwerking van persoonsgegevens:

  • Persoonlijke, aan ons toevertrouwde, informatie wordt door Van der Laan & Co nooit aan derden verstrekt, aan wie dan ook, tenzij u ons daartoe vooraf toestemming hebt gegeven. De enige uitzondering hierop kan zijn het geval dat een bevoegde toezichthoudende of regelgevende instantie, overheid of derde partij inzage in uw gegevens eist op basis van gelde wet- of regelgeving om uw rechten te kunnen vaststellen, uitoefenen of verdedigen of om vitale belangen van andere personen te beschermen.
  • Gegevens door u verstrekt zijn zo accuraat en actueel mogelijk.
  • Gegevens worden door Van der Laan & Co enkel verzameld voor de services als hierboven beschreven en als zodanig gebruikt. Het verzamelen en verwerken van deze gegevens zullen worden beperkt tot deze services en u wordt hierbij vooraf geïnformeerd over de doeleinden en gebruik van zulke gegevens.
  • Gegevens die door Van der Laan &Co worden verwerkt zijn adequaat en relevant en niet bovenmatig in relatie tot de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Gegevens worden door Van der Laan & Co niet langer bewaard dan gepast of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt of in verband met lokale wettelijke regelgeving. Als standaard bewaartermijn hanteren wij voor:
    1. gegevens over kandidaten en bewaartermijn van 5 jaar.
    2. gegevens over opdrachtgevers en contactpersonen die opdrachtgevers vertegenwoordigen een bewaartermijn van 7 jaar.
  • Gegevens worden door Van der Laan & Co verzameld, gebruikt en bewaard in overeenstemming met de wettelijke rechten van de persoon:
    1. Recht op inzage

Hiervoor kunt een verzoek per email sturen aan Karen Kragt, Partner Van der Laan & Co. Zij zal binnen 14 dagen een afspraak met u laten maken om u uit te nodigen op ons bezoekadres om uw persoonlijke file samen met een partner van Van der Laan & Co in te zien nadat u zich heeft kunnen legitimeren met een geldig identificatiebewijs. Ook kunt u dan een hard copy print ontvangen van alle gegevens die over zijn bewaard of kan een beveiligd data export bestand worden gemaild aan een door u verstrekt email adres. Persoonlijke werkaantekening van een Van der Laan & Co partner, consultant, secretaresse of andere medewerker die dienen als geheugensteuntje of voor zuiver intern gebruik vallen buiten het recht op inzage.

  1. Recht op data portabiliteit

Hiervoor kunt een verzoek per email sturen aan Karen Kragt, Partner Van der Laan & Co. Zij zal binnen 14 dagen met u een afspraak laten maken om u uit te nodigen op ons bezoekadres om uw persoonlijke file samen met een partner van Van der Laan & Co over te zetten op een door u aangegeven medium, nadat u zich heeft kunnen legitimeren met een geldig identificatiebewijs. Van der Laan & Co faciliteert in deze het Print CV waarin alle noodzakelijke gegevens worden meegegeven en print screen van de verschillende tabbladen in het kandidatenbestand. Recht op inzage heeft ook te maken met e-mails. Van der Laan & Co faciliteert op dit moment (nog) geen geautomatiseerd proces om deze te downloaden. Eventuele kosten die moeten worden gemaakt om deze transport mogelijk te maken zijn voor rekening van de kandidaat.

  1. Recht op rectificatie en aanvulling van uw gegevens

Hiervoor kunt een verzoek per email sturen aan Karen Kragt, Partner Van der Laan & Co. Zij zal binnen 14 dagen een afspraak met u laten maken om u uit te nodigen op ons bezoekadres om uw persoonlijke file samen met een partner van Van der Laan & Co in te zien, aan te passen en/of aan te vullen nadat u zich heeft kunnen legitimeren met een geldig identificatiebewijs.

  1. Recht op bezwaar tegen gegevensverwerking

Hiervoor kunt u een verzoek per email sturen aan Karen Kragt, Partner Van der Laan & Co. Zij zal binnen 14 dagen beoordelen of en per wanneer uw gegevens  geheel of gedeeltelijk verwijderd kunnen worden uit ons informatie systeem. Van der Laan & Co kan de verwijdering van alle of gedeeltelijke persoonsgegevens weigeren als de bescherming van de rechten van derden zwaarder weegt. Dit kan voorkomen in gevallen dat uw inzageverzoek ook de persoonsgegevens van andere personen bevat. Als we het verzoek afwijzen, zullen we schriftelijk motiveren waarom we niet aan het verzoek kunnen voldoen. In dat geval zullen we uw gegevens geanonimiseerd weergeven in ons informatie systeem en in een apart register opslaan tot het moment dat we uw gegevens volledig kunnen verwijderen. Hierover wordt u dan per email op de hoogte gesteld. Het kan gebeuren dat u het niet eens bent met onze beslissing. In dat geval heeft u ook het recht om een klacht neer te leggen bij de Autoriteit.

  1. Recht van verzet

Dit betekent dat u zich kunt verzetten tegen het gebruik door Van der Laan & Co van uw gegevens voor commerciële doeleinden. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan het gebruik van uw gegevens voor onze nieuwsbrieven. U kunt zich hiervoor via de ontvangen mailing direct uitschrijven via de ‘unsubscribe mogelijkheid. Ook kunt u via ons inschrijfformulier op https://www.vanderlaanco.nl/en/join-our-network/  en https://www.vanderlaanco.nl/nl/join-network-2/ aangeven of u wel/niet op onze mailinglijst wilt staan. Tot slot kunt u altijd een email sturen aan Karen Kragt, Partner Van der Laan & Co, met het verzoek in ons informatie systeem het criterium ‘emailing NEE’ aan te vinken.

  1. Recht tot het indienen van een klacht

Indien u een klacht heeft over de persoonsgegevens die Van der Laan & Co over u heeft verwerkt of gedeeld met haar opdrachtgevers heeft u het recht om een klacht in te dienen bij iedere partner van Van der Laan & Co en/of de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij zouden er sterk de voorkeur aangeven dat u uw klacht in ieder geval eerst kenbaar maakt aan Van der Laan & Co. Dit kunt u doen door een email te sturen aan Karen Kragt, Partner Van der Laan & Co. De klacht zal binnen 14 dagen worden beoordeeld. Als we het verzoek in behandeling hebben genomen, zijn er een aantal situaties waarin wij het verzoek moeten weigeren.

Wij zullen een verzoek bijvoorbeeld kunnen weigeren als de bescherming van de rechten van derden zwaarder weegt. Dit kan voorkomen in gevallen dat uw inzageverzoek ook de persoonsgegevens van andere personen bevat. Als we het verzoek afwijzen, zullen we schriftelijk motiveren waarom we niet aan uw verzoek kunnen voldoen. Het kan gebeuren dat u het niet eens bent met onze beslissing op een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of verzet. In dat geval heeft u nog steeds het recht om een klacht neer te leggen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

  • Gegevens worden door Van der Laan & Co bewaard in een cloud based beveiligd elektronisch informatie systeem dat toegankelijk is via beveiligde devices via een beveiligde ICT omgeving om u te kunnen voorzien van gewenste informatie en services.
  • Geschikte technische en fysieke maatregelen worden door Van der Laan & Co genomen ter voorkoming van onbevoegde toegang, verlies, vernietiging of beschadiging van gegevens door onbevoegde organisaties, openbaring of verwerking.
  • Het online webformulier van de website van Van der Laan & Co https://www.vanderlaanco.nl/nl/join-network-2/ en https://www.vanderlaanco.nl/en/join-our-network/ en het gehanteerde informatie systeem zijn beveiligd ter voorkoming van het verlies, misbruik, onbevoegde toegang of openbaring, verandering of beschadiging van de informatie onder ons beheer.
  • Indien het onverhoopt voorkomt dat Van der Laan & Co per ongeluk of opzettelijk uw persoonsgegevens verliest of dat uw persoonsgegevens in handen komen van derden die daartoe niet bevoegd zijn, dan is er sprake van een datalek. Karen Kragt, Partner Van der Laan & Co, zal dit datalek binnen 72 uur vanaf het moment dat Van der Laan & Co het datalek heeft ontdekt digitaal melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland. Gemeld zal worden: wat de aard is van de inbreuk, welke instanties of persoon kunnen worden geraadpleegd om meer informatie te verkrijgen over de inbreuk, welke maatregelen worden aanbevolen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken, wat de inbreuk mogelijk voor gevolgen heeft, welke maatregelen door Van der Laan & Co zijn genomen of voorstelt om deze gevolgen te verhelpen. Indien het lek een hoog risico betekent voor de persoon/personen in kwestie dan worden deze door Karen Kragt, Partner Van der Laan & Co op de hoogte gesteld. Een datalek wordt door Van der Laan & Co intern ook gedocumenteerd in het ‘datalek register’ om er van te leren en maatregelen te kunnen treffen om een dergelijk datalek in de toekomst te kunnen voorkomen.
  • Van der Laan & Co is niet verantwoordelijk voor de privacy- en beveiligingspraktijken van onze opdrachtgevers en de opvolging daarvan. Deze kunnen verschillen met ons privacy beleid en de navolging daarvan.
  • Als algemene regel zal Van der Laan & Co uw gegevens niet delen met opdrachtgevers of derde partijen die buiten de EU zich gevestigd die een lager level van dataprotectie hebben of hanteren dan Nederland. Een uitzondering hierop zou kunnen zijn, wanneer wij een event organiseren waarvoor u zich heeft opgegeven in een land buiten de EU, waarbij de host van dat event is gevestigd in Nederland of een ander EU land. In dat geval zal Van der Laan & Co zorgdragen dat adequate maatregelen worden genomen om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen volgens de geldende wet- en regelgeving.
  • Door het expliciet en met toestemming verstrekken van gegevens aan Van der Laan & Co gaat u ermee akkoord dat Van der Laan & Co deze gegevens mag verwerken voor de services en daarmee gerelateerde doeleinden en in overeenstemming met de principes zoals opgenomen in dit privacy beleid.
  • Indien u niet expliciet toestemming verleent aan Van der Laan & Co voor het verzamelen van uw gegevens via email, ons online webformulier of periodieke mailing waarin we expliciet om uw toestemming vragen door op een button te klikken, zijn we helaas genoodzaakt om uw gegevens te verwijderen of niet verder op te nemen in ons informatie systeem.
  • U krijgt maximaal drie contactverzoeken om uw persoonsgegevens in het informatie systeem van Van der Laan & Co te laten opnemen en te verwerken. Indien wij geen reactie ontvangen worden uw persoonsgegevens verwijderd.
  • Personen jonger dan 18 jaar komen niet in aanmerking om persoonlijke gegevens via ons online formulier door te geven en zullen door ons worden verwijderd van onze systemen.

 

Systemen

Van der Laan & Co verwerkt persoonsgegevens in het Recruitment Informatie Systeem (RIS) van Tangram waar we een verwerkersovereenkomst mee hebben én het Talent Management Systeem (TMS) / TMA Portal van TMA B.V. (uitgever) waar wij een licentie op hebben om te gebruiken. Wij willen u als gebruiker c.q. betrokkene en gebruikmakende organisaties van het TMA / TMA Portal hierover duidelijk informeren.

Wie hebben toegang tot uw gegevens

Alle partners en (vaste/tijdelijke) medewerkers van Van der laan & Co hebben toegang tot uw persoonsgegevens. Zij ontvangen allen op regelmatige basis trainingen en instructies om uw gegevens op een veilige wijze te verwerken in de daarvoor aangewezen systemen.

Beveiliging

Van der Laan & Co heeft technische en organisatorische maatregelen getroffen om de elektronische en handmatige verwerking van uw persoonlijke gegevens te beschermen en misbruik te voorkomen, onderhevig aan wettelijke regelgeving. Denk hierbij aan maatregelen om onze website en informatie systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen, maar ook aan beveiliging van onze kantoorruimtes, informatiebeveiligingsbeleid en training van onze medewerkers. Transmissies over het internet zijn echter nooit volledig te beveiligen of vrij van fouten. We nemen echter gepaste technische en organisatorische maatregelen, passend bij de risico’s op misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste publicatie, wijzigingen of vernietiging van persoonlijke gegevens en om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij dragen er ook zorg voor dat derde partijen en gelieerde ondernemingen die persoonlijke gegevens verwerken namens Van der Laan & Co adequate beveiliging in acht nemen en werken volgens de hiervoor geldende wet- en regelgeving.

Onze en andere websites

De website van Van der Laan & Co (www.vanderlaanco.nl en www.vanderlaancompany.nl) gebruikt cookies (dit zijn kleine tekstbestanden die door een internetpagina op uw pc, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst) via Google Analytics om informatie te krijgen over bijvoorbeeld het aantal keer dat onze website is bezocht, welke webpagina’s het meeste zijn bekeken, welke key words zijn gebruikt bij het zoeken, browser type, geografische locatie of andere technische informatie. We gebruiken deze informatie om de inhoud, relevantie en vindbaarheid van onze website te verbeteren. U kunt deze cookies zelf verwijderen door binnen de instellingen van uw computer de browsergeschiedenis te wissen.

Met het contactformulier kunt u ons vragen stellen. Door het contactformulier te gebruiken, geeft u toestemming om u te benaderen om uw vraag zo goed mogelijk te kunnen beantwoorden. Hiervoor gebruiken wij uw naam en e-mailadres. Daarna worden uw gegevens verwijderd.

Waar wij u op onze website via het contactformulier, het inschrijfformulier (waarvoor een online profiel voor nodig is wordt gefaciliteerd door Tangram B.V.) of het TMS / TMA portal van TMA B.V. om uw persoonsgegevens vragen, is dat om een vraag goed te kunnen beantwoorden, omdat u zich ergens voor aanmeldt, om foutmeldingen te verhelpen, de activiteiten van gebruikers in RIS en/of het TMS systeem te loggen, gebruikers te ondersteunen bij het gebruik en de beveiliging en gebruikerservaring van de systemen te verbeteren. Deze gegevens gebruiken wij alleen daarom en worden niet gedeeld met derden. Het gaat om de volgende gegevens: IP-adres, locatie van gebruiker obv IP adres, besturingssysteem, browser, tijdstip en de duur van inloggen of uw bezoek, welke pagina’s bezocht zijn en evt. foutmeldingen.

Indien u via onze website, bijvoorbeeld door op een link te klikken van een andere organisatie genoemd in onze nieuwssectie, wordt geleid naar een andere website, kan het zijn dat deze website een ander privacy beleid hanteert. Wij raden u dan ook aan het privacy beleid van de desbetreffende organisatie te raadplegen. Wij hebben geen zeggenschap over informatie die wordt verzameld door deze derden en kunnen hiervoor dan ook niet aansprakelijk worden gesteld.

Overdracht van gegevens

In het onwaarschijnlijke geval dat we onze zakelijke activiteiten verkopen of op andere wijze van de hand doen, geheel of gedeeltelijk, behouden we ons het recht voor uw informatie over te dragen als onderdeel van de zakelijke activa van ons bedrijf. U kunt er van op aan dat we uw persoonsgegevens niet verkopen aan derden of gebruiken voor andere zakelijke activiteiten die onverenigbaar zijn met ons services en doeleinden zoals beschreven in dit Privacy Beleid.

Updates privacy policy

Van tijd tot tijd kan het nodig zijn onze privacy policy aan te passen aan de geldende juridische, technische of zakelijke ontwikkelingen. We zullen hiervan dan een aankondiging zetten op de nieuwspagina van onze website.

Contact

Voelt u zich vrij om contact met ons op te nemen in het kader van ons privacy beleid voor uitleg, opmerkingen, vragen, klachten of suggesties. Ook mag u inzage vragen in uw persoonsgegevens, deze corrigeren wanneer er sprake is van terechte fouten, verouderde gegevens laten verwijderen, uw toestemming intrekken, bezwaar maken tegen een bepaald gebruik of uw gegevens laten overdragen naar een derde. Dit kan door een bericht te sturen aan Karen Kragt, partner Van der Laan & Co: [email protected]